CÓMO DETECTAR FALTANTES DE STOCK A TIEMPO
El control de stock es el talón de Aquiles de muchos empresarios, motivo por el que permanecen todas las horas dentro de su negocio, cuidando que no haya posibilidad que se pierdan.
Pareciera que la solución es simple, pero es evidente que no es así si consideramos que hay empresarios que debido al estrés ocasionado por cuidar, llegan a para en un hospital a causa de enfermedades y que a veces jamás llegan a recuperarse, mas adelante ahondaremos sobre cuales son estas enfermedades.
Para empezar a ver una luz en el horizonte que nos muestre claramente cómo lograr el control, podemos partir de este dicho muy conocido:
«No se puede controlar, lo que no está medido»
La gran mayoría de emprendedores inicia un negocio utilizando lápiz y papel para controlar. Pasan años hasta que un día, ya cansados, deciden interesarse por encontrar una forma de mejorar el control. Si el emprendedor no se capacitó, asistió a cursos o si no tiene contacto con conocidos que usen sistemas, lo más probable que para empezar a controlar mejor y sentir un alivio, contrate un empleado que lo libere de ese problema.
«Un empleado, no soluciona el problema de control de stock»
Porque llegará el día en el que el empresario también desconfíe de ese empleado, pasará meses sin que le diga o tome una acción ante esa desconfianza hasta el día que explota con una discusión. Se creará un ambiente de trabajo denso y nada agradable. Los empleados probablemente lleguen a tomar represalias y verdaderamente tener actitudes negativas.
Ante este mismo problema, hay empresarios que son conscientes que toda empresa necesita un Sistema de gestión y empiezan a buscar pero, se dan con la sorpresa que son costosos. Buscan y buscan uno que sea económico pero nada les convence y tampoco son capaces de «Preguntar a sus colegas» por el ego que los mantiene presos aún.
Entonces se ponen a buscar un sistema de Gestión gratuito o uno que le den a bajo precio… Pasan los meses hasta que, nuevamente, «Siente que le han robado mercaderías». Digo siente, porque ni él sabe la cantidad que hubo o la que debería haber, pero su instinto de «empresario con experiencia le confirma que faltan productos. Es cuando sale corriendo a comprar cualquier sistema de los económicos que había visto, sin saber las características del sistema de gestión, tampoco cómo es el servicio, si el proveedor de software lo acompañará hasta la puesta en marcha… y menos sobre el soporte pos venta.
Informarse bien y con tiempo sobre los activos que se adquieren para la empresa:
El software es un ACTIVO, porque te generará información, porque es una herramienta que te permite acelerar procesos. Siempre hay que informarse con tiempo porque un sistema de gestión es el alma del dueño en la empresa, son sus ojos, sus oídos y por esto debe ser a medida del negocio. He visto muchos casos en el que proveedores de software vende sistemas de gestión para comercios a una empresa de servicio técnico, o a una empresa de alquiler de activos, o a un restaurante, a una empresa de producción, etc. y a los pocos meses les invade una sensación incómada de no poder controlar eficientemente su negocio.
Incluso, un sistema de gestión comercial para negocio minorista, no sirve para controlar Comercios mayorista o comercios de ventas corporativas.
Elegir un software NO a medida, tiene los mismos efectos que adquirir anteojos que no son a medida
Primero que nada el empresario debe asumir que un Sistema de gestión son los ojos del dueño en la empresa. Esto vale para comparar el adquirir un software o Sistema de gestión con adquirir unos lentes con medida. Si los lentes no se han hecho a la medida de lo que necesitamos es seguro que a corto plazo nos causará dolores de cabeza y a largo plazo problemas más graves.
Pero bien, una vez adquirido un software a medida del negocio, será la hora de empezar a usarlo sin pensar en controlar todo desde un inicio, a no ser que tu empresa tenga un personal para cada área, es decir unos 6 empleados administrativos. Si tu negocio tiene menos personal, sugiero te «Focalices» primero en controlar Caja y Stock durante unos dos o tres meses y, paulatinamente, debes empezar a controlar los otros procesos con el sistema.
Desde un primer momento es necesario «delegar» y tener responsables (jefes, encargados, administradores…) y tú no debes estar como responsable de nada, sólo de controlar que los encargados hagan bien su trabajo. Claro que podrás «Apoyar» en una etapa inicial, pero el responsable de cada área o función será otro.
Tu función principal debe ser fiscalizar que cada responsable te dé los informes en el sistema de gestión. Por ejemplo para controlar el stock, debes hacer inventarios los días que vayas a tu negocio, uno o dos productos, es decir harás auditorías frecuentes a los encargados lo que te beneficiará doblemente porque:
- Te darás cuenta rápidamente si te faltan productos.
- Generarás el ambiente adecuado para que todo empleado sepa que en tu empresa no se debe perder ni romper productos.
Por último, debes priorizar que todo empleado visualice que está trabajando en una empresa Organizada, que el dueño sólo se dedica a fiscalizar. Esta sensación hará que todo empleado nuevo y con malas costumbres lo piense dos veces antes de empezar a trabajar en tu Empresa.
Milton Armas Quezada
El Dueño sólo debe fiscalizar al administrador o a cada responsable.
